Τι σημαίνει μερικός επιτόπιος απομακρυσμένος έλεγχος;
Του Γιώργου Δαλιάνη με τη συνεργασία του Γιάννη Αρτσίτα και της Νίκης Χατζοπούλου*
Τα τελευταία χρόνια η ΑΑΔΕ έχει αλλάξει ριζικά τον τρόπο με τον οποίο διενεργεί τους φορολογικούς ελέγχους. Η εικόνα του ελεγκτή που εγκαθίσταται για ημέρες ή εβδομάδες στα γραφεία μιας επιχείρησης δίνει σταδιακά τη θέση της σε μια νέα μορφή ελέγχου, η οποία βασίζεται κυρίως στην αξιοποίηση ψηφιακών δεδομένων, ηλεκτρονικών διασταυρώσεων και πληροφοριών που βρίσκονται ήδη στη διάθεση της φορολογικής διοίκησης.
Στο πλαίσιο αυτό, ολοένα και συχνότερα οι επιχειρήσεις λαμβάνουν εντολές για «μερικό επιτόπιο απομακρυσμένο έλεγχο». Ο χαρακτηρισμός ακούγεται αντιφατικός, όμως στην πραγματικότητα περιγράφει μια νέα μορφή ελεγκτικής διαδικασίας: πρόκειται για έλεγχο που αφορά συγκεκριμένα φορολογικά αντικείμενα ή χρήσεις, έχει τη νομική βαρύτητα ενός κανονικού φορολογικού ελέγχου, αλλά διενεργείται κυρίως με ηλεκτρονικά μέσα.
Η παραλαβή μιας τέτοιας εντολής δεν πρέπει ούτε να υποτιμάται ούτε να προκαλεί πανικό. Η σωστή κατανόηση της διαδικασίας και η έγκαιρη προετοιμασία αποτελούν συχνά τον σημαντικότερο παράγοντα για την επιτυχή διαχείριση της υπόθεσης.
Τι είναι στην πράξη ο μερικός επιτόπιος απομακρυσμένος έλεγχος
Ο συγκεκριμένος τύπος ελέγχου αφορά συνήθως συγκεκριμένες φορολογίες, χρήσεις ή συναλλαγές και όχι το σύνολο της φορολογικής εικόνας της επιχείρησης. Μπορεί να σχετίζεται με τον ΦΠΑ, τη φορολογία εισοδήματος, την ορθή τήρηση βιβλίων, την έκδοση φορολογικών στοιχείων, τις παρακρατήσεις φόρων ή άλλες συγκεκριμένες φορολογικές υποχρεώσεις.
Παρότι η επικοινωνία γίνεται κυρίως μέσω myAADE, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αποστολής ψηφιακών αρχείων, ο έλεγχος έχει όλες τις έννομες συνέπειες ενός κανονικού φορολογικού ελέγχου. Η επιχείρηση υποχρεούται να προσκομίσει τα ζητούμενα στοιχεία και η φορολογική διοίκηση διατηρεί το δικαίωμα να αξιολογήσει τα δεδομένα, να διατυπώσει διαπιστώσεις και, εφόσον συντρέχουν οι προϋποθέσεις, να προχωρήσει σε καταλογισμό φόρων και προστίμων.
Η μεγάλη διαφορά σε σχέση με το παρελθόν είναι ότι ο ελεγκτής δεν ξεκινά πλέον από το μηδέν. Πριν ακόμη ζητήσει στοιχεία, έχει συχνά ήδη στη διάθεσή του πληροφορίες από το myDATA, τις δηλώσεις ΦΠΑ, τις δηλώσεις φορολογίας εισοδήματος, τις ηλεκτρονικές πληρωμές, τις τραπεζικές διασταυρώσεις, τα στοιχεία τρίτων και τα συστήματα ανάλυσης κινδύνου της ΑΑΔΕ.
Είναι απλή διασταύρωση ή κανονικός έλεγχος;
Ένα από τα συχνότερα ερωτήματα των επιχειρήσεων είναι αν ο συγκεκριμένος έλεγχος αποτελεί απλή ηλεκτρονική διασταύρωση ή κανονικό φορολογικό έλεγχο.
Η αλήθεια βρίσκεται κάπου στη μέση.
Στην πράξη, πολλές υποθέσεις ξεκινούν από μια ηλεκτρονική ένδειξη: μια απόκλιση μεταξύ δηλώσεων και myDATA, μια ασυνήθιστη μεταβολή οικονομικών μεγεθών, ένα αποτέλεσμα ανάλυσης κινδύνου ή μια πληροφορία που έχει περιέλθει στη φορολογική διοίκηση.
Το αρχικό αίτημα προς την επιχείρηση είναι συχνά περιορισμένο και στοχευμένο. Αν οι απαντήσεις είναι πλήρεις, οι εξηγήσεις επαρκείς και τα στοιχεία συμφωνούν μεταξύ τους, η υπόθεση μπορεί να ολοκληρωθεί χωρίς περαιτέρω συνέπειες. Αν όμως προκύψουν σημαντικές αποκλίσεις, ελλείψεις τεκμηρίωσης ή αντιφάσεις, η υπόθεση μπορεί να επεκταθεί και να εξελιχθεί σε πολύ ευρύτερο έλεγχο.
Με απλά λόγια, πρόκειται για μια διαδικασία που μπορεί να ξεκινήσει ως διασταύρωση και να καταλήξει σε πλήρη φορολογικό έλεγχο. Γι’ αυτό και η επιχείρηση οφείλει να την αντιμετωπίζει με σοβαρότητα από την πρώτη στιγμή.
Τι πρέπει να περιμένει η επιχείρηση
Μετά την κοινοποίηση της εντολής ελέγχου συνήθως ακολουθεί αίτημα προσκόμισης στοιχείων. Τα συνηθέστερα ζητούμενα είναι ισοζύγια, αναλυτικά καθολικά, δηλώσεις ΦΠΑ, τιμολόγια, μισθοδοτικές καταστάσεις, συμβάσεις, κινήσεις τραπεζικών λογαριασμών και συμφωνίες myDATA.
Στην πράξη, ο έλεγχος ενεργοποιείται συχνά από συγκεκριμένα ευρήματα, όπως:
- αποκλίσεις μεταξύ myDATA και φορολογικών δηλώσεων,
- πιστωτικά υπόλοιπα ΦΠΑ,
- ασυνήθιστα περιθώρια κέρδους,
- χρονίζοντα υπόλοιπα πελατών ή προμηθευτών,
- συναλλαγές με συνδεδεμένες επιχειρήσεις,
- μεγάλες ή ασυνήθιστες δαπάνες,
- τραπεζικές κινήσεις που χρειάζονται περαιτέρω διερεύνηση.
Η επιχείρηση δεν πρέπει να βλέπει τη διαδικασία ως μια απλή αποστολή αρχείων. Κάθε έγγραφο που αποστέλλεται διαμορφώνει την εικόνα που αποκτά ο ελεγκτής για τη λειτουργία και την αξιοπιστία της.
Η πρώτη απάντηση πολλές φορές καθορίζει την πορεία του ελέγχου
Σε αντίθεση με τους παραδοσιακούς επιτόπιους ελέγχους, όπου υπήρχε συνεχής επικοινωνία μεταξύ επιχείρησης και ελεγκτών, ο απομακρυσμένος έλεγχος βασίζεται κυρίως στη γραπτή επικοινωνία.
Αυτό σημαίνει ότι η πρώτη απάντηση της επιχείρησης αποκτά ιδιαίτερη σημασία. Πολλές φορές η επιχειρηματολογία που αναπτύσσεται στο αρχικό στάδιο «κλειδώνει» ουσιαστικά τη μετέπειτα πορεία της υπόθεσης. Για τον λόγο αυτό δεν πρέπει να αποστέλλονται βιαστικές ή πρόχειρες απαντήσεις. Αν ο όγκος των στοιχείων είναι μεγάλος ή απαιτείται χρόνος για την ορθή προετοιμασία του φακέλου, είναι προτιμότερο να ζητηθεί εγκαίρως παράταση παρά να αποσταλούν ελλιπή ή αντιφατικά στοιχεία.
Η τεκμηρίωση των δαπανών: το συχνότερο σημείο αντιπαράθεσης
Ένα από τα σημαντικότερα ζητήματα που ανακύπτουν στους απομακρυσμένους ελέγχους είναι η τεκμηρίωση των δαπανών. Στην πράξη, το πρόβλημα δεν είναι συνήθως η έλλειψη παραστατικού. Στις περισσότερες περιπτώσεις υπάρχει τιμολόγιο, υπάρχει εξόφληση και υπάρχει λογιστική καταχώριση.
Η δυσκολία εμφανίζεται όταν η επιχείρηση καλείται να αποδείξει τη σύνδεση της δαπάνης με την επιχειρηματική της δραστηριότητα. Η εμπειρία δείχνει ότι αρκετές φορολογικές διαφορές δεν γεννιούνται επειδή λείπει το τιμολόγιο, αλλά επειδή δεν τεκμηριώνεται επαρκώς το επιχειρηματικό όφελος που προέκυψε από τη συγκεκριμένη δαπάνη.
Γι’ αυτό και η τεκμηρίωση δεν πρέπει να περιορίζεται στο παραστατικό. Συχνά απαιτούνται συμβάσεις, προσφορές, αλληλογραφία, αναφορές έργου, πρακτικά αποφάσεων ή οποιοδήποτε άλλο στοιχείο αποδεικνύει την πραγματική οικονομική σκοπιμότητα της συναλλαγής.
Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται σε δαπάνες προβολής και διαφήμισης, συμβουλευτικές υπηρεσίες, ταξίδια, εταιρικά οχήματα, ενδοομιλικές χρεώσεις και συναλλαγές με συνδεδεμένα πρόσωπα.
Η επιχείρηση οφείλει να συνεργάζεται πλήρως με τον έλεγχο. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι πρέπει να αποστέλλει ανεξέλεγκτα πληροφορίες ή να ανοίγει ζητήματα που δεν αποτελούν αντικείμενο του ελέγχου. Η ορθή πρακτική είναι να παρέχονται πλήρεις και τεκμηριωμένες απαντήσεις στα ζητούμενα, χωρίς όμως άσκοπες επεκτάσεις που μπορεί να δημιουργήσουν νέα ερωτήματα. Η συνεργασία με τη φορολογική διοίκηση αποτελεί υποχρέωση. Η τεκμηριωμένη διαφωνία με συγκεκριμένες διαπιστώσεις αποτελεί δικαίωμα.
Ενέργειες της επιχείρησης μετά την έκδοση προσωρινού σημειώματος
Αν ο έλεγχος καταλήξει σε διαπιστώσεις, η επιχείρηση θα λάβει προσωρινό σημείωμα ή προσωρινό διορθωτικό προσδιορισμό φόρου.
Το στάδιο αυτό είναι ιδιαίτερα κρίσιμο. Πολλές υποθέσεις κρίνονται ουσιαστικά πριν ακόμη φτάσουν στη Διεύθυνση Επίλυσης Διαφορών ή στα διοικητικά δικαστήρια.
Η απάντηση της επιχείρησης πρέπει να είναι συγκεκριμένη, τεκμηριωμένη και να βασίζεται σε πραγματικά δεδομένα, παραστατικά, νομοθεσία, εγκυκλίους και νομολογία όπου απαιτείται. Μια γενική δήλωση διαφωνίας σπάνια αρκεί για να ανατρέψει τα συμπεράσματα του ελέγχου.
Τα συνηθέστερα λάθη που πρέπει να αποφεύγονται
Το μεγαλύτερο λάθος είναι η υποτίμηση του ελέγχου λόγω του απομακρυσμένου χαρακτήρα του.
Εξίσου συχνά λάθη είναι:
- η αποστολή στοιχείων χωρίς προηγούμενο εσωτερικό έλεγχο,
- η έλλειψη συμφωνίας μεταξύ βιβλίων, δηλώσεων και myDATA,
- οι ασαφείς ή αντιφατικές εξηγήσεις,
- η ελλιπής τεκμηρίωση δαπανών,
- η παράλειψη παρακολούθησης των προθεσμιών,
- η καθυστερημένη αντίδραση στα αιτήματα του ελέγχου.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι φορολογικές διαφορές δεν προκύπτουν από ένα μεμονωμένο λάθος αλλά από τη συσσώρευση μικρών αδυναμιών στην τεκμηρίωση και την οργάνωση του φακέλου.
Συμπέρασμα
Ο μερικός επιτόπιος απομακρυσμένος έλεγχος αποτελεί τη χαρακτηριστικότερη μορφή φορολογικού ελέγχου της ψηφιακής εποχής. Βασίζεται στην αξιοποίηση δεδομένων, στις ηλεκτρονικές διασταυρώσεις και στην ανάλυση κινδύνου και όχι πλέον αποκλειστικά στην επιτόπια παρουσία των ελεγκτών.
Η επιχείρηση που λαμβάνει μια τέτοια εντολή δεν πρέπει ούτε να πανικοβάλλεται ούτε να την αντιμετωπίζει ως μια απλή τυπική διαδικασία. Οφείλει να οργανωθεί άμεσα, να κατανοήσει το αντικείμενο του ελέγχου, να αξιολογήσει την επάρκεια της τεκμηρίωσής της και να ανταποκριθεί με σαφήνεια, συνέπεια και επαγγελματισμό.
Στο σημερινό φορολογικό περιβάλλον, η επιτυχής αντιμετώπιση ενός ελέγχου δεν εξαρτάται μόνο από το αν τα βιβλία είναι σωστά ενημερωμένα. Εξαρτάται κυρίως από το αν η επιχείρηση μπορεί να αποδείξει γρήγορα, οργανωμένα και πειστικά την πραγματική οικονομική ουσία των συναλλαγών της.
Για τα ζητήματα των φορολογικών ελέγχων, των ψηφιακών διασταυρώσεων, των τραπεζικών κινήσεων, των χρονιζόντων υπολοίπων, των έμμεσων τεχνικών ελέγχου και των δικαιωμάτων του ελεγχομένου, γίνεται αναλυτική επεξεργασία στο βιβλίο μας «Οδηγός Φορολογικών Ελέγχων», που κυκλοφορεί από τις Εκδόσεις Κλειδάριθμος.
Το άρθρο δημοσιεύθηκε στo CAPITAL.gr
* O Γιώργος Δαλιάνης είναι Διευθύνων Σύμβουλος της Artion Α.Ε. & ιδρυτής του Ομίλου Artion, Οικονομολόγος Φοροτεχνικός.
O Γιάννης Αρτσίτας είναι Partner και Διευθυντής Φορολογίας Φυσικών Προσώπων της Artion A.E.
Η Νίκη Χατζοπούλου είναι Δικηγόρος Παρ’Αρείω Πάγω LL.M. & Διαμεσολαβήτρια, συνεργάτης της Artion A.E.
